Visszaállítása érdekében az archívumban

Csodálatos levéltárak kereskedelmi struktúrák. A helyiség, elnyomott dobozok és polcok. Egyes helyeken, mint egyetlen jelzők vannak elválasztó .... Előjel nélküli és dobozai. Találni valamit, meg kell dolgozni, mint egy rakodógép, mozgó doboz egy halom másik, miközben ellenőrzi azok tartalmát. Valaki egyszer tudta, és ha van (vagy kellene alapú), de az emberek így, és velük együtt eltűnt, és ez a tudás.

És ebben a pillanatban a „top” parancs le -, hogy tisztítsák meg az archívumban. Felkészületlen ember átlagos kereskedelmi archív tudta fejest egy könnyű shock: mi hiányzik?

Kezdjük rendszerezése

Először meg kell találni arra, hogy a vállalat pozícióját az archívumot, és a szakértői bizottság. Ha nem, akkor a szabványos minták megtalálhatók az interneten. Mindaddig, amíg nem tudja a szervezet sajátosságait archívum, e rendelkezések módosítására nem fog működni. Ezért kezdődik lehet venni egy tipikus formája.

A „a törmelék eltávolítása” Légy készen!

• Mielőtt elkezdené a „elemzése a törmelék” kérni kiosztani munkaruha, illetve a nap végén nem fog tanulni. Köntös jobb kiválasztani egy sötét színű.
• Ha az archívum nagyon rossz állapotban van, akkor szükség lehet egy légzőkészülék és kesztyűt.
• Papír nagyon száraz kézzel, ezért vigyázni egy jó kézkrém.

Most kezdődik rendszerezni. Ha van leltár - ez jó. Gyakran azonban elavult. Közötti időszakban az indulás a korábbi vezetője a levéltárak és vesz egy új feladat fut egy ideig, amikor a mozgás esetek fordulnak elő véletlenszerűen, és az újonnan érkezők nem számítanak. Inventory felül kell vizsgálni, és összehasonlítjuk a rendelkezésre álló dokumentumok az archívumban. Ha legalább egy részét a mérkőzést, akkor egyszerűsíteni a munkáját, és ez lesz nagyon. De, ahogy a gyakorlat azt mutatja, különösen nem számíthatnak ilyen szerencséje. Leggyakrabban kiderül, hogy az összes információt az archívum nem formalizált papíron.

A polcokon és csatornák vannak rendelve egymást követő számok, azaz figyelembe vétele nélkül a pontos részletek a tárolt dokumentumok vannak. Dobozok vannak számozva külön polcon - külön-külön. Tedd egyszerűbbé a segítségével ragasztó darab papír, amelyre a számok vannak írva. Még ha a számozás már létezik, akkor a legjobb, hogy vezessenek be a saját, különösen akkor, ha a régi szobában indexek.

Nézzük eltartható, és leltárt készít esetek

Aztán jön az idő a legnehezebb munka - leltárba tárolt esetben. Először készítse elő a durva leltár, amely szolgál majd egy információs bázis rendezésére az archívumot, majd át egy elektronikus hivatkozást készülék egy fájlba.

Inventory ügyek jobban felkészülni az MS Excel program segítségével csatlakoztatja a szűrő funkció - ez megkönnyíti a minta előkészítése dokumentumok felosztás.

Élettartam határozza meg a dokumentumokat a dokumentumok listája. Ha van egy anyaszervezet, a lista egy részét, jelezve eltarthatósága, és állítsa be a dátumot, meg kell beszélni a vezetést a szervezet archív. Talán, az általuk meghatározott feltételek tárolás esetben meghaladhatják a szabványban meghatározott előírásoknak.

Ha az egyik nem rendelkezik dokumentumokat az ideiglenes vagy hosszú távú tárolás, a tárolási időszak az ügy által létrehozott maximális értéket. Amikor egy ilyen megközelítés nem indokolt, az ügy tárgyát, hogy oszlassa fel és van osztva két vagy több esetben, akkor az ügy számot a frakció index és egy táblázatot hozzá további sorokat. Case alakult a feloszlott a helyzet, hogy lépést tarthasson a doboz, vagy a polcon.

Ha a vállalat nem rendelkezik az eredeti dokumentumot, de csak egy-egy példányt, akkor van rendelve eltarthatósága az eredeti. Általában arra utal, hogy a dokumentumok a jogi és pénzügyi osztályok. Ezért, miután az archív ismertetjük, meg kell, hogy ellenőrizze a dokumentumokat az aránya az eredeti példányok másolatai. A könnyű használhatóság, akkor is, ha létre a gyártás időpontját, leltár kerül az eredeti évi kiadás. Példányban, melynek eredetije nem észlelt, a hozzárendelt eltarthatósága az eredeti.

Minden felesleges -, hogy elpusztítsa

Ezután meg kell megoldani a kérdést, hogy a törlés dokumentumok lejárt tárolására. Kezdetben jóvá kell hagynia a cég vezetése. Ha a cég vezetése úgy véli, hogy tönkre nem kell semmit, akkor kihagyhatja ezt a lépést. Ha az a kérdés, írja le a dokumentumot megoldódott pozitívan menedzsment, együtt fog működni a munkaközösség-vezetők. Általános szabály, munkaközösség-vezetők nem akarnak csinálni write-off, mert több a munka, hanem a félelem, hogy valami szüksége lehet a jövőben.

Törlés szükséges dokumentumok alkotnak egy szakértői bizottság, amely legalább három ember. A kérdés, hogy töröljék el a dokumentumot, a találkozón a szakértői bizottság. Az eredmények a Bizottság készítsen jegyzőkönyvet.

Ne feledje, hogy a határidő bejelentés - ez nem az idő, ami után az ügyet meg kell semmisíteni, és azt az időszakot, amely után kezdhetjük úgy pusztulása dokumentumokat.

A döntés, hogy a leírási dokumentumok csak akkor lehet elfogadni vezérigazgatója. Dokumentálva van a kiosztás a megsemmisítése dokumentumok, amelyeket nem kell tárolni.

Pusztulása után a dokumentumok ne felejtsük el, hogy egy megjegyzés a távoli ügyek leltár, vagy csak áthelyezheti őket egy másik listát.

Most, amikor az archív szabadabb volt, akkor tegye az összes dolgot a témában, és időrendi sorrendben, nem megfeledkezve, hogy a változások a készlet- és a doboz.

Olyan esetek, folyamatos és hosszú távú tárolására külön tárolódnak. Ha a cég küld dokumentumokat kiszervezik, akkor a legelőnyösebb, és átadja ezeket a dolgokat, mert ritkán kell dolgozni, és a cég mentheti szállítási okmányok.

Ezt követően meg kell szervezni a leltárban szereplő bejegyzések szerint a sorrendben tárolására dokumentumok az archívumban. Akkor át az esetben az egyes részlegek vagy üzleti, amelyek különböző helyeken tárolják, külön lapokra, és továbbra is dolgozik ugyanannál az asztalnál. Ha a cég az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, akkor kezd belépni információt bele. Ugyanabban a szakaszában az indexálás esetek szerint a téma és a tárhelyet. Patak szám vállalkozások helyébe egy új indexálási. Nos, ez a lista lesz az elektronikus információs adatbázis, amely megkönnyíti lehívása dokumentumok az archívumban.

Ha szükséges, az archív meghatározott jelek nevei osztályok vagy évekig.

Továbbra is elkészíti a dokumentumokat

Archív személyzet kell tartani a következő adatok:

• Ledger átvételét és ártalmatlanítását dokumentumok
• leltár Affairs (külön állandó, ideiglenes tárolási idő és személyzet);
• készletek stb Register.

Munka a levéltári dokumentumok

• Hogy vannak dolgok levéltárában kell a szervezet folyamatosan varrott és összeszerelni kötőanyagok és mappák, hogy az egész dolog az egész, mint azt gyakorolják az állami levéltárak, nem szabad. Alkalmazott sokkal kényelmesebb kiadni egy külön dokumentumot, és a helyére tette a lap helyettesítő vagy másolat kiadását a kért dokumentumot.
• Meg kell nyilvántartást vezet a kiadott dokumentumok. Ezt kell tenni oly módon, hogy az alkalmazott ő aláírása tanúja lehetett az eltávolítása a dokumentumot az ügyben.
• Nos, ha meg tudjuk rendezni egy helyen dolgozni levéltári dokumentumok az archívumban területen, és nem az, hogy ki a szobából dokumentumokat.

Y. Yeremeev fejét. kancellária
Klubtag szakmai titkárok