Az Oktatási Minisztérium és a tudomány az Orosz Föderáció
By rendszerezés érteni mozgatórendszer, azaz hogy egy bizonyos sorrendben a megállapodás.
Ezért a dokumentumok kezelése, és ennek következtében az abban foglalt információk - az egyik legfontosabb feladat a dokumentumkezelés.
Szervezése, rendszerezése és tárolása dokumentumok fontos része a munka a papírmunkát.
Rendszerezése dokumentumok biztosítania kell a gyors és pontos hozzáférést a szükséges iratok, valamint hogy megvédje őket az illetéktelen információ kiszivárgását.
A cél az, hogy felülvizsgálja a meglévő szabályok kapcsolatában rendszerezése és tárolása dokumentumokat.
A célkitűzések a művelet összhangban van véve olyan kérdésekben, mint:
-Az eljárást alkotó dokumentumok az esetek
-A regisztrációs sorrend az ügyek archiválási.
Rendszerezése dokumentumokat. Nómenklatúra Bizottság
Rendszerezése - eszközt terjeszteni részei az alany (dokumentum információ) alapján a rokonság, hasonlóság, vagyis osztályozzák és jellemzi őket ...
A legegyszerűbb besorolási gyakorlat dokumentumokat is csoportosítani, egy bizonyos tárgy komplexek, az úgynevezett „üzleti”.
Rendszerezése és tárolása rendszernek biztosítania kell a gyors és pontos hozzáférést biztosít a szükséges dokumentumokat.
Névleges funkció - csoportosulása dokumentumok egy esetben egyetlen faj. Egy példa erre a szervezeti és igazgatási dokumentáció (rendelések, jelentések, kimutatások, és így tovább. D.).
Tárgy-jel egy kérdésre - egy sor dokumentumot információs és egyesülete a beírt kilátás. Például: mappák, fájlok dokumentumokat az építkezés egy ipari létesítmény.
Levelező jel érvényesül megalakult a levelezés az adott jogi személy, illetve az egyedi (pl a regionális bizottság kezelése ingatlan).
Földrajzi jelzéssel megfelelő csoportosítására dokumentumok több tudósítók a régió területén (például levelezés a vállalat-fogyasztó termékek a Volgograd régió).
Expert funkció lehetővé teszi a dokumentumok tárolási idő (perzisztencia - 10 év alatt, és az átmeneti tárolás - 10 év).
A gyakorlatban, az információs és dokumentációs támogatása speciális besorolás könyvtár, rögzítő főcímek ügyek és meghatározó eljárást képező iratok, a nómenklatúra az esetek, amelyek a „szisztematikus névsorát esetben éren a szervezetben, ami azt jelzi eltarthatósága őket díszített az előírt módon” (GOST 16487-83).
Rendszerezése információkat tartalmazza:
- keresési technikák és információk tárolására;
- osztályozási és indexelési információk;
- módja az információkhoz való hozzáférés;
- módon bemutató tájékoztatás;
- feldolgozására keres információt kéri.
Információk szerint lehet megszervezni egy két alapvető módja van:
- Információ formájában szabad szöveg.
By strukturálása sorozata rendszerezése információkat.
Erre a célra, szabványos formátum.
Format - üres forma, amelyben az információ rögzítésre kerül.
A szabványos formátum alkotja szakaszai, a hívott területeken.
Az eredmény egy rekordot töltött formátumban.