Hogyan kell tartani egy archív

Bármely vállalkozás a munkájuk során, megteremti dokumentumokat, amelyek szükségesek, hogy az archívumban tárolt bizonyos ideig. Hozzon létre egy dokumentumtár a területükön, illetve, hogy egy erre szakosodott ügynökség - a választás a gazdálkodás minden egyes szervezet. De van egy lista a szabályok archiváló végzik, függetlenül attól, hogy milyen típusú tevékenység:

2. A tároló fém legyen szekrények, széfek, polcok elhelyezése értékpapírok összhangban elfogadott megbízást.

3. A polcokon dokumentumokat kell tárolni dobozok, táskák, mappák és egyéb szigetelő tárgyakat. Az állandó tárolására szolgáló értékpapírok mappák és kartondobozban. Ha a tárolási idő, csak lekötni biztonságos. Ne hagyja dokumentumokat a párkányok, a padlón vagy polcokon, nem szervezni őket csoportokba.

4. Az archívum által fenntartott topográfiai elv: minden összetevője az archív helyiségek vannak számozva fentről lefelé és balról jobbra. A nagyméretű szoba mérete és annak tartalma kerülnek mutatók.

5. Ellenőrző dokumentumok elvégzéséhez szükséges legalább egyszer minden 5 évben. Szükség soron kívüli ellenőrzést a papír, amelyet ezek az Állami Levéltár. És azt is, miután a rendkívüli események, amelyek eredményeként a boltozat tartalmát kiürítették, és ha volt hozzáférése illetéktelen személyek. Ha megváltoztatja a munkavállaló felelős ha anyagokból vagy annak kezelése, a társaság végelszámolása vagy változás a felépítését.

6. Minden dokumentum tárgyát leltárt. Ha nem dokumentált esetek, eltávolították őket a naplózás jogsértések megtalálható a polcokon. Mind a „mozgalom” esetekben meg kell jelölni a megfelelő nyilvántartásban.

7. archív dolgozó köteles követni a tűz esetén a helyiségek, valamint figyelemmel kíséri az összes egészségügyi és higiéniai előírások: fenntartani a páratartalom 50-55%, és szobahőmérsékleten - 17-19 C ?. Ha a szoba nincs ablak, megengedte, hogy a jelenléte természetes vagy mesterséges szellőzést. Az útvonal a vészkijárat mentesnek kell lennie a gombok, hogy legyen egy különleges hely.

8. Az iratbetekintés nem lehet idegenek, valamint a vállalat alkalmazottai hiányában a munkavállaló boltozat vagy menedzser.

9. Minden dokumentumot úgy kell elhelyezni, hogy azok ne a tűző napon.

10. Az iratok lejárt időszak archiválás kell ártalmatlanítani az időben. Ezt követően, ügyeljen arra, hogy a lapban, mit, mikor és hol készült az archívumból.