Szakaszában a szervezet archívum létrehozására, folyóiratban megjelent „fiatal tudós”

A jelenlegi helyzetben, szinte minden szervezet arcok # xa0; dokumentum tárolási probléma. Szerint a magyar törvények, sok dokumentumot meg kell őrizni 5, 10, és # xa0, néha 20 év.

Archive # xa0 - egy intézmény vagy szerkezeti egység a szervezet, a tárolás, a beszerzés, a számvitel és a # xa0, a használata a levéltári dokumentumok [1].

Archives szervezetek vannak osztva:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; továbbítják dokumentumok # xa0; levéltári intézmények állandó tárolás;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; nem továbbítja a dokumentumokat # xa0; levéltári intézmények állandó tárolására.

A folyamat létrehozása egy archív hasznos megkülönböztetni számos, egymással összefüggő szakaszból áll.

Amikor létrehoz egy fájlt # xa0; működő szervezetek eljárást kell meghatározni a külön törvény a helyi, amely az úgynevezett rendeletek a szervezet az archívumban.

A rendelet kívánatos, hogy tükrözze olyan tételek, mint az általános fájlműveletet helyzet, az összetétele a levéltári dokumentumok, funkciók, és a # xa0; alapfeladatainak archív jogok és # xa0; felelős személy elnököl a szervezet archívumban. Ha az archívum a szervezet által létrehozott, független egységként, ez vezeti a vezetője az archívum, a # xa0 különben a funkciók vannak hozzárendelve a felelős személy a dokumentumok tárolása. Ezt az információt is meg kell jelennie a # xa0, archív a szervezet rendelet [5].

Amellett, hogy a rendeletek a szervezet a archív, akkor létre kell hozni a rendelet kibocsátása dokumentumokat a levéltár a nyilatkozatok a szervezet munkatársai és a # xa0; kéréseket más szervezetek. Release iratokat kell jegyezni a # xa0; kiadja könyv esetekben.

második szakasza # Xa0 - elfogadása igazgatási határozatokat # xa0; számára személyzet levéltáros egységek, vagy hozzon létre egy külön szerkezeti egység. Amikor létrehoz egy archív szervezeteknek fel kell mérniük személyzettel, miután behozta # xa0; pozícióit, ami elfoglalja az archív dolgozók. Ugyancsak tanácsos, hogy a munkaköri leírások, a munkavállalók és # xa0; határozni # xa0; mi lesz a munkaerő-funkció regisztrálni jogaikat és # xa0; feladatokat.

A harmadik szakasz lesz # xa0 - kiválasztás -ból helyiség az archív és a # xa0; szoftvert # xa0; szükségesnek tárolási körülmények dokumentumok.

Tároló dokumentumok, meg kell speciálisan felszerelt külön helyiségben felszerelt műszaki berendezés, amely a dokumentum tárolási módot. A # xa0; tárolóhelyek nem engedélyezettek vízvezetékek és # xa0, fertőtlenítési és # xa0; technológiai vizet következtetéseket. A helyiségek kell ellátni tűz és # xa0; riasztóval és # xa0; tűzoltó rendszer. Archív helyiségek, alattuk, és a # xa0, a szomszédos # xa0; ezek a szobák nem engedjük, hogy a telepítés a szellőztető berendezés, kazán # xa0; pumpáló egység, kompresszorok, hűtő és # xa0, egyéb gépek, rezgéseket. Tárhely dokumentumok el kell különíteni a háztartási, ipari, raktár, laboratóriumi berendezések és # xa0; nem lehet közös # xa0; őket szellőző csatornák [6].

Belül az archív fontos megteremteni az optimális feltételeket okmányok megőrzésére. Ez megakadályozza, hogy kár, hogy a káros hatásai a környezetre és az # xa0; ellentétes veszteség. Ennek megfelelően, a # xa0; az archív e bizonyos fény, hőmérséklet és a páratartalom, és a # xa0; higiéniai rendszerek.

Az archivált dokumentumok nyomtatott formában kell tárolni # xa0, sötét, ezért természetes világítás # xa0; archívum előírt alkalmazása védőszűrőket redőny, redőnyök, színező szemüveget. Hogy megvédje dokumentumokat a fényhatások kerül a # xa0; szekrény vagy a polcokon # xa0; kartondobozok, mappák és más tartály készült ártalmatlan anyag dokumentumokat.

Minden művelet a # xa0; levéltári kell végezni a korlátozott vagy technikailag világítás szintjének. A mesterséges világítás használt izzólámpák # xa0; zárt tálba # xa0; sima felületű. Használhatja fénycsövek.

A hőmérséklet-szintű felügyelet és # xa0; páratartalom # xa0; boltozat szerelt eszközök (hőmérők # xa0; - mérésére levegő hőmérséklete; pszikrométer # xa0; - mérésére egyidejű hőmérséklet és # xa0; páratartalom higrométer # xa0; - Mérési páratartalom). Ellenőrzési és mérési eszközök vannak telepítve a # xa0; a fő folyosós raktár található fűtés és # xa0; szellőzőrendszerek. Olvasás kerülnek rögzítésre # xa0; számviteli folyóirat # xa0; légkondicionált szobákban # xa0 - egyszer # xa0; héten # xa0; területeket # xa0; szabályozatlan rendszer # xa0 - kétszer # xa0; héten , megsértve a tárolási rendszer # xa0 - naponta.

Az archív elfogadhatatlan drasztikus hőmérséklet-ingadozás és a # xa0; páratartalom. Elhúzódó növeli a relatív páratartalom 80-90 # xa0;% szükséges intézkedések meghozatalára, hogy normalizálják a dokumentum tárolási körülmények (intenzív levegőztetés, vízelvezető tárolás megszüntetése nedvesség hatására a növekedés).

Hogy elkerüljük a megjelenés # xa0; penész archív, rágcsálók, rovarok, por archív helyiségek kell tartani az # xa0; tiszta. A # xa0; tároló Szabad légáramlás kell biztosítani, így a kialakulását nem szellőző helyiségekben Veszélyes # xa0; egészségügyi és biológiai értelemben.

A negyedik lépés létre egy archív # xa0 - technikai támogatást levéltári egység. Hely dokumentumok # xa0; levéltári szervezet használja fém állványok vagy fém szekrények.

Polcok szerelt merőleges a falra # xa0; ablaknyílások és # xa0; egy szobában anélkül, ablakok # xa0 - a # xa0; figyelembevételével jellemzői helyiségek és # xa0, berendezések. Nem küldhet állványok (szekrények) ellen # xa0, a külső falak, az épület, mert a befagyása vagy közel a # xa0; hőforrások miatt a túlmelegedés lehetőségét.

Van egy technika által kifejlesztett alatti terület kiszámításával szállás archívum. Annak megállapítására, a terület alapján az alábbi adatok:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; panel 1 m # xa0; 30 befogadja mappatípust "Crown" vagy mappák, a mappák 50;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; normál archív polc magassága 2 m 30 cm 12 polcok.

Így az egyik állvány található: Maximum # xa0 - 600 esetben, legalább # xa0 - 350-400 esetben.

Amikor számolás is figyelembe kell venni: a távolságot a polcok # xa0; - nem kevesebb, mint 0,8 m, a szélessége egy szabványos rack # xa0; - 65 cm, hossz: # xa0; - kicsit több, mint 1 m, figyelembe véve a vastagsága az oldalsó lemezek.

Kiszámításához nak tudnia kell, az esetek száma tárolható, és a # xa0; vennie hány esetben fog menni a tároló legalább # xa0, a következő három-öt évben.

Elrendezése dokumentumok # xa0; tároló határozza meg a tervet (rendszer) vonásuk. Rögzíteni a helyét a dokumentumok # xa0; archiválja valamennyi archív helyiségek, és a # xa0, továbbá állványok, szekrények, polcok vannak számozva, fentről lefelé, balról jobbra, a bejárati ajtó az óramutató járásával megegyező irányban. Ezen túlmenően, a lefordított postellazhnye és # xa0, ha # xa0; archív szervezet dokumentumokat tárolnak több forrás (pl # xa0; szervezése archívumban tárolt dokumentumokat a szervezet, mielőtt beépül vagy dokumentumokat a szülő szervezet és a # xa0; leányvállalatai # xa0 - a # xa0; ezekben az esetekben a szervezet fájlokat corporatization és # xa0; után lesz az egyes alapok, valamint a # xa0; archívuma az anyaszervezet és # xa0; ágak levéltárak), akkor # xa0; alap indexek, ami azt jelezte, az elhelyezés dokumentumokat.

Ha # xa0, a szervezet nem felelős személy az adattárolásra, a felelősséget a biztonság legyen az a szervezet vezetőjének.

Lapjai postellazhnogo topográfiai index összeállításának minden állvány és # xa0; végéhez csatlakozik az arcát. Kártyák alap felmérés markerek készítünk az egyes alapok és # xa0; elhelyezkedik # xa0; file kabinet a # xa0; alapok számsorrendben.

Az ötödik szakaszban jár # xa0; szervezése ügyek átadása a # xa0; archívumban.

Előállítás ügyek személyzeti osztály a # xa0, transzfer a # xa0, archív a szervezet oszlik az alapvető szakaszból áll: a kialakulását ügyek # xa0; szakemberre; Belsőépítészeti; Dokumentumok érték vizsgálata. Formation ügyek úgynevezett csoportosító dokumentumok # xa0; esetén # xa0; szerint # xa0; nómenklatúrája ügyek és # xa0; rendszerezése dokumentumok esetében. [6]

Ha kiválaszt egy dokumentumot # xa0; lejárt tároló # xa0; megsemmisítése vagy átutalással archiválási végzik szakértői értékelést dokumentumokat. De ha jobban megvizsgáljuk, hogy csak akkor elfogadott dokumentumokat elkészíteni # xa0; ügyben. Teljes bejegyzés az esetben azt jelenti, kötőanyagot vagy kötő vállalkozás, számozását lapok szerkesztési megbízhatósági címkék ügyek, belső nyilvántartási dokumentumok nyilvántartása az elemtartó fedelét. Dokumentumokat # xa0; állandó és # xa0; ideig (több mint 10 év) eltartható formában # xa0, hangerő, meg kell jegyezni, hogy a # xa0; egyes kötetek nem lehet több, mint 250 oldalon.

Attól függően, hogy a tárolási idő, hogy végezzenek teljes vagy részleges végső esetben. Teljes bejegyzés feltétele az esetben állandó, ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és # xa0; a személyzet. Esetekben az ideiglenes (legfeljebb 10 év között) a tárolás alá részleges hézag, megengedett, hogy nem végeznek peresistematizatsiyu dokumentumok # xa0, valójában nem számozott lapok és a burkolat # xa0; ne megbízhatósági címkét.

fájl munkások, összefüggésben a # xa0, a szervezet vezetőjének felel veszteség és # xa0; megsemmisítése dokumentumokat, és egy access violation # xa0; elmulasztása a tárolási körülmények a # xa0; dokumentumokat.

Alapvető kifejezések (automatikusan generált). dokumentum tárolása és felhasználása levéltári dokumentumok, számviteli és a dokumentumok felhasználása archívumi alap dokumentumok, dokumentum tárolás, szakértői értékelés, a dokumentumok Archívum létrehozásakor a probléma a dokumentumok tárolása, kiküldetés dokumentumokat a levéltár, a helyét a dokumentumok tárolására dokumentumok szerkezete archív dokumentumok archiválására szervezése, dokumentumok tárolására feltételek, levéltári szervezet a dokumentumok az archívumban szervezet, a dokumentum tárolása dokumentum tárolás módban az archívum a szervezet.