A dokumentumok szervezése
Egy szervezetben az üzletmenetben elkerülhetetlenül felhalmozódnak hatalmas mennyiségű dokumentáció, személyzeti, pénzügyi, kereskedelmi, műszaki, stb Ennek eredményeként, ha szükséges, hogy megtalálja az egész ez a tömb, egy külön dokumentum is nagyon nehéz. Alkalmazottak kell tölteni dokumentumok keresése nem rendszerezett sok időt, ahelyett, hogy használja azt hatékonyabban.
Rendszeresen szervez dokumentumok
Ennek elkerülésére zavart a dokumentáció és az összes nemkívánatos következményekkel járó, akkor rendszeresen kell dokumentumok kezelése. Ez egyszerűsíti és rendezés típusát és időpontját az összes rendelkezésre álló dokumentáció elvesztésének megakadályozására dokumentumok, időnként könnyebb megtalálni a megfelelő papírt.
Mi az eljárás rendezésére dokumentumokat?
Rendszerezés eljárás - nem csak egy „változó” a halom papír. Rendszerezése dokumentumok - egy összetett folyamat, aprólékos, amely szintén alárendelve a szigorú előírásokat, így a szisztematikus szervezése dokumentumokat lehet bízni csak szakképzett személyzet.
Besorolása valamennyi dokumentáció
Először is, az eljárás rendezésére dokumentumok javasolja valamennyi, a dokumentáció különböző szempontok alapján: a tábla, a típus, az időintervallumokat stb attól függően, hogy hogyan lesz sokkal kényelmesebb az adott személy (vagy annak egyes szolgáltatások), figyelembe véve a tevékenység típusát. Ezután rendezze a dokumentumokat nyújtott be külön mappákba, mindegyik rendelkezik egy egyedi név és ragasztott címke rövid információt tartalmaz a mappa.
Módszerek dokumentumok kezelése
Ez az a hely, és a dokumentum osztályozási rendszerének az alapja az archívumban, ahol majd elkészítette a leltárt és katalógusok. Hagyományosan a dokumentumokat terjesztett kérdéseket, amelyeket rendszerezte alfabetikus vagy tematikus index. A legnagyobb figyelmet a választott módszer megköveteli szervező iratokból.
Főbb jellemzői dokumentumok kezelése.
Jelentések, cselekmények, megrendelések és egyéb papírok elosztott abban az esetben alapján a következő tünetek:
Más módszerek rendszerezés
Ha szükséges, akkor kidolgozása és végrehajtása más módszerek dokumentumok kezelése.
Az alapelvek a választott módszer
Az alapelv, amelyre szükség van, hogy vezérelje a választás a módszer dokumentumok szervezése a kényelem és a könnyű dolgozik dokumentumokat. Függetlenül attól, hogy a térfogata, a dokumentumok száma és a fájl, nagyon világos rendszernek kell lennie a fájl-alapú.
Rendszerezése hosszú távú adattárolásra
Rendszerezése dokumentumok hosszú távú vagy állandó tárolására, magában foglalja a következő tulajdonságokkal rendelkezik:
- Más rendszerekkel való kompatibilitás a dokumentumok osztályozása, azaz nincs ellentmondás a fő hivatkozási archív eszköz.
- Aktív használat a tárolt metaadatok különböző részein az archív információs rendszer, azaz a rendszerbe külső adatok a dokumentumról és a média.
- Integrity információt az objektumot, akkor lehet építeni egy összefoglalót róla.
A végső szakaszában rendszerezés
Miután a dokumentumok osztályozása megtörtént, a szolgáltatások szervezésének dokumentumok még nem tekinthető teljesen renderelt. Azt is meg kell összeállítani egy listát a nevét minden dokumentumot (tartomány), ami egyfajta útmutató az archívumban. Ezután követte a végső fázisban - az indexelés dokumentumokat.
Szolgáltatások nyújtását dokumentumok kezelése
Cégünk szolgáltatást rendezésére dokumentumokat, ami szükséges a szervezet minden fájl, beleértve az elektronikus. Rendszerezése dokumentumok szakértőink kulcsfontosságú a sikerhez!