Bejövő és kimenő dokumentumok belső

• Bejövő. Ez a dokumentum, amely arra a cég a külső partnerekkel. A legtöbb beérkező dokumentumokat kell generálni a megfelelő kimenő és előre meghatározott időközönként. Az időzítés beállítása vagy rendelet előírásának adott válaszidő megfelelő bejövő dokumentumot, illetve a végrehajtás meghatározott időtartam közvetlenül a bejövő dokumentumot.
• Kimenő. A legtöbb kimenő dokumentumok választ szervezet a vonatkozó beérkező dokumentumokat. Néhány kimenő dokumentumok alapján készített belső vállalati dokumentumokat. A kis számú kimenő dokumentumok megkövetelheti kézhezvételét beérkező dokumentumok (például kéréseket harmadik fél szervezetek, mint például: „Kérjük, adja igazolás a vége ..”).
• Belső. Ezek a dokumentumok szervezésére a vállalkozás. Az iroda nem minden belső dokumentumokat és levelezést csak a legnagyobb szerkezeti megosztottság a vállalkozás (különösen, ha azok földrajzilag elkülönített), és a megrendelések a cég vezetése. Csak menj ki a hivatal belső dokumentumok, amelyek generálják kimenő. Különösen szerint az általános szabályok az eljárás az egyetlen módja annak, hogy küldjön egy lekérdezést írni vagy anyagokat a külső szervezet, hogy küldjön egy belső dokumentum az irodában, ahol átalakul egy kimenő és elküldte a szervezet.

Dokumentumok egyes fajoknál igen eltérőek lehetnek. Ez lehet levelek, megrendelések, utasításokat és körleveleket, stb Általában a dokumentum a vállalat érteni ezeket a megosztottság, és még detalizovannye (például, ha a levél szentelt mi - panaszok, javaslatok, észrevételek, stb.) Abból a szempontból, a hivatal ezt a felosztást meglehetősen érdektelen, még a belső teljes rendszerét nyilvántartás, ez feltétlenül szükséges. A továbbiakban csak az irodai dokumentum típusok figyelembe kell venni - a bejövő, belső és kimenő.
Először is, az összes dokumentumot áthaladó általános osztály egy egyedi sorszámot (esetleg az algoritmusok építésére szobák minden típusú dokumentumok). Sőt, minden papír, amely nem rendelkezik regisztrációs szám - ez csak papíron, nem a dokumentumot. A dokumentum egyáltalán ez a jelenlét, hogy egy regisztrációs számot.

Regisztráció dokumentumok - fontos része a munkaszervezés dokumentumokat. A fő célja év - a dokumentumnak a jogi erővel. Ezen túlmenően, a regisztrációs lehetővé teszi a számviteli, ellenőrzési és a képesség, hogy a dokumentumok kereséséhez használt az intézmény vezetése. Szabályokra figyelemmel regisztrációs gépelési szolgáltatás gyors kutatást végez a hollétéről dokumentumokat bármely szakaszában velük dolgozni.

Az érték a regisztrációs okmány is az a tény, hogy a jóváírás a dokumentum regisztrációs száma (index) bekezdése rögzíti a tényt annak létrehozását, küldésére és fogadására, és így, ahogy már említettük, ad kötelező érvényű, és a szervezetek létre, hogy küldeni és fogadni egy dokumentumot, hogy a felelős őt.

A tartomány az esetek - szisztematikus névsorát esetben éren szervezet kapcsolatában ezek megőrzése dátumok, az előírt formában.

a tartalom és a design a tartományban esetekben szereplő követelmények az alapvető szabályok a szervezet a levéltár. Tipikus oktatás iratkezelési a szövetségi szervek a végrehajtó hatalom. Ez annak köszönhető, hogy a nagy jelentőséget ennek a dokumentumnak a szervezet számára. Kötelező szerkesztési nómenklatúra esetben is olyan szabályokat hivatali szövetségi szervek a végrehajtó hatalom.

Funkciók ügyek nómenklatúra

A tartomány az esetek - többcélú dokumentumot.

Tekintsük a fő jellemzői:

§ A nómenklatúra ügyek az alapja az elhelyezés és visszakeresés dokumentumok mappa.

§ A nómenklatúra ügyek erősíti az indexelés dokumentumok és esetek.

§ A nómenklatúra ügyek határidőket állapít meg, és a dokumentum tárolás egy primer az első szakaszban a vizsgálat értékeket.

§ A nómenklatúra ügyek - regisztrációs okmány ideiglenes esetben (akár 10 év) tárolására.

§ A nómenklatúra ügyek - alapján leltározásakor esetek állandó és ideiglenes (10 év alatt) a tárolás és a személyzet, és működik a megsemmisítését ügyek szervezet lejárt eltartható.

Típusai nómenklatúrákkal ügyek

Három fajta nómenklatúra ügyek. Tipikus, példaértékű egyéni és nevezéktana ügyek szervezet.

Standard nómenklatúra ügyek megállapítja összetételét esetek az éren papírmunka hasonló szervezetek, valamint a normatív dokumentum.

Hozzávetőleges nómenklatúra ügyek létrehozza közelítő összetétele esetek az éren papírmunka szervezetek, amelyekre vonatkozik, és a mutatók, és egy ajánlást.

Tipikus és példaértékű szolgáltatásokat fejlesztenek nómenklatúra ügyek dokumentumfilm karbantartása a szervezet, amelynek hálózata alárendelt intézményekben. Ezek taneszközök és használják a szervezetek a konkrét nómenklatúra ügyek. A nómenklatúra ügyek szervezését jellemző vagy példaértékű nómenklatúra ügyek hordozzák címoldalára ügyek, konkretizálódik természeténél fogva. tárolási időszakok átvisszük egyedi tartományban változott.

Egyedi nómenklatúra esetek által összeállított kiszolgálást dokumentumfilm karbantartása a szervezet közreműködésével menedzsment megosztottságot. A vezetők tisztában vannak a kilátások a szervezet fejlesztésében, amely lehetővé teszi, hogy a dokumentumok listája, amelyek megjelenhetnek a jövőben.

Összeállításakor a nómenklatúra ügyek által szabályozott alkotó dokumentumokat a szervezet (charter vagy a szervezet létesítő okiratát), az alkalmazottakat, a rendelkezések bontások, tervek és tevékenységi jelentések, listák igazoló dokumentumok tárolási idő, tipikus vagy példaértékű nómenklatúrákkal esetben (ha van ilyen), a nómenklatúra ügyek a korábbi években.

Így a dobozban egy komplex művek leírásának esetében a borítón, varrás, számozás listák és szerkesztési megbízhatósági címkéket.

A munkavállaló felelős a kialakulását az aktuális ügyek az irodai munka, köteles szegély összes végrehajtott dokumentumot adott esetben nómenklatúra szerinti.

A dokumentumok az állandó és hosszú távú eltartható (10 év alatt) kell kiválasztani időrendi sorrendben és benyújtani három vagy négy szúrások kemény fedél vagy összefonódnak. Fémkapcsokat eltávolítják az eseteket. Lemezek esetében, továbbá a lap megbízhatósági címkék és tiszta, meg kell számozni fekete grafitceruza vagy számláló a jobb felső sarokban. Lemezek esetek osztva a kötetek vannak számozva, de minden kötet külön-külön. Végén az esetben egy külön lapon, akkor készült megbízhatósági feliratot, amely meghatározza azt az összeget tartalmaz a lemez, a dátum és aláírás a személy, számozott listákat.

átmeneti tárolás esetén (akár 10 év között) készültek leegyszerűsítve: tárolható mappák listák nincsenek számozva, finomítás szimbólumok a burkolat nem történik meg, a leltár a munkálatok nem jelentenek nyilvántartásait nómenklatúrája szerint az ügyek.

A folyamat során a csoportosítás a dokumentumok a tartós tárolás esetén ajánlott, hogy a leltárt a belső dokumentumok esetében. Belső leltár elején elhelyezett az ügyben, és olyan jelzést tartalmaz, az index a dokumentumok, rövid tartalom, dátumok és számok lapok esetében. Belső nyilvántartási lapok számozva vannak elkülönítve, a számos megbízhatósági írásban kijelölt után az összes lap esetében a + (plusz).

Fedél az intézmény esetek készül szerint GOST 17914-72 szerint.

A borítók esetek állandó, ideiglenes és hosszú távú tárolásra megjelölt időszakokban:

teljes szervezet neve;

a név a szerkezeti egység, ahol az esetben alakult;

index esetében a nómenklatúra az ügyek;

üzleti cím szerinti nómenklatúra ügyek:

kötet számát (ha áll több kötet);
kezdő időpont és a végén az ügy (a kezdési időpont az ügy az az időpont, az első helyezett dokumentum esetén és befejező időpontja - az az időpont az utolsó dokumentum);

A lapok száma abban az esetben, szerint a feliratokat megbízhatósági (meghatározott vége után ez a helyzet), amellett, hogy az esetekben átmeneti tárolása dokumentumok, amelyeket nem számozott.

A végén a naptári év a tervezés az eseteket fedi le, az állandó és hosszú távú tárolás (10 év alatt), az intézmény a nómenklatúra esetben a szükséges változtatásokat:

ha a neve a szerkezeti egység megváltozott, vagy üzleti át egy másik egység a végén, a borítón illeszkedik az új neve a szerkezeti egység;

Címek esetekben tartalmazó adminisztratív dokumentumok (rendelések, utasítások, jelentések) jelezték számok;

levelezés, amelyet a vizsgált esetben a több kötetes, mindegyik kötet fejléc a megadott jelzés levelező, terület, stb Minden kötet kelt (nap, hónap, év elején és végén a kötet);

ha valóban vannak olyan dokumentumok - kérelem a korábbi években, kevesebb mint egy év oktatási ügyek, a borítójára a napját a foglalás megtörtént: „Vannak dokumentumok az évek során.”; megbízhatósági felirat a burkolatot, meg kell tenni a lapok számát abban az esetben,

ha így esetek leltár az ügyben burkolatot, alá kerül leltári szám, és együttműködve a szervezet levéltár, a leltári szám, és az alap.

A feliratokat a borítóján esetben világossá kell tenni, fényálló tinta vagy. Kapcsolatos kérdéseket a regisztrációs tettek. átadandó állami felügyelet, akkor konzultálnia kell az archívumban a vasúti közlekedés.

A felelősség a tárolási, szervezési intézmény dokumentumok

beleértve az elsődleges számviteli dokumentumok viseli az intézmény vezetője. Felelősség a biztonságos elsődleges számviteli dokumentumok jelennek meg, és a pénzügyi kimutatások is a főkönyvelő az intézmény.

Dokumentáció elveszhet a természeti katasztrófák vagy cselekmények harmadik fél számára. Ha a dokumentumok hiányoznak eredményeként valaki másnak a kötelességszegés (pl lopás), ezt a tényt meg kell erősíteni a bűnüldöző szervek. Okmányok elvesztése miatt a természeti katasztrófák és kiadta a megfelelő hatóságoknak. Tűz esetén lehet segíteni a Tűzoltóság.

Elveszése esetén az elsődleges számviteli dokumentumok vezetője a szervezet megfelelően para. 6.8 A rendelet a dokumentumok és dokumentálja érdekében kijelöl egy bizottságot, hogy vizsgálja meg az okokat a veszteség. Hiánya az elsődleges igazoló okmányok pontozási olyan üzleti tranzakció cikkelye szerint. 120 NK Magyarország utal, hogy a súlyosan megsérti a szabályokat, a bevételek és ráfordítások, amelyek hiánya értendő elsődleges dokumentumok, vagy a számlákat vagy nyilvántartásba vétel, a rendszeres (két vagy több alkalommal egy naptári év) a korai vagy helytelen gondolkodás számlák és Jelentést üzleti tranzakciók készpénz, tárgyi eszközök, immateriális javak és befektetett pénzügyi az adófizetőknek.

Felelősség elmulasztása tisztviselői a szervezet a biztonsági okmányok megállapított Art. 27. A szövetségi törvény N 125-FZ: jogi személyek, valamint a tisztviselők és a polgárok bűnösnek törvénysértő levéltári Oroszország, medve polgári, közigazgatási és büntetőjogi felelősség által létrehozott jogszabály az Orosz Föderáció.

Egyéni üzleti alkalmazottak

Magánügye minden munkatárs van kialakítva egy külön mappába, bemutató kényelmes formája rendszerezése személyes adatokat.

Az eljárást a kialakulását személyi akták szerepel:

· Vezetője a személyzeti osztály;

· A szervezet vezetője, ha a szervezet nem rendelkezik a személyzeti osztályon.

Az eljárás vezetése személyes fájlokat a munkavállalók és a feljogosított személy magatartását is előírt sorrendben, rendelet vagy külön használati utasítást.

A gyakorlatban a személyi anyagában, mint általában, a következő dokumentumokat tartalmazza:

1. leltár belső üzleti dokumentumok;

2. A személyes formája a számviteli személyzet;

4. Az Amellett, hogy a személyes formában számviteli személyzet;

6. A felvételi kérelmet a foglalkoztatás;

7. A másolatot a személyazonosító okmány;

8. Egy példányát a biztosítási igazolást az állami nyugdíjbiztosítási;

10. A munkaköri leírás;

11. okmányok másolatát az oktatás;

12. A jellemzőket és levelek;

13. személyes adatok a munkavállaló;

14. A munkaszerződés;

15. példányban megrendelések személyzet, a munkavállaló;

16. tanúsító lap;

17 értékelés tisztviselők a munkavállaló;

18. Az egészségügyi bizonyítvány;

20. A mérleg-tanú esetében (összeállított idején a személyes fájl az archívumban).

Az, hogy a személyzet mozgását rekordokat az idő a nyitás a záró a következő:

1. A személyi aktát kell kiállítani minden egyes alkalmazott (ha a szervezet nem definiált speciális állások listája) alapján elfogadott munkaszerződés, és a növény számára a felvétel.

2. Egyéni ügyleteket teljes időtartama alatt a munkaviszony a munkavállaló a szervezet.

3. A személyes fájlt lezárjuk a elbocsátás, de továbbra is marad a szervezetben.